Статьи по теме

Эффективно управлять сотрудниками и справедливо оплачивать их работу не получится, если не знать, как они проводят трудовой день. Проследить за результативностью работы коллектива поможет хронометраж рабочего времени. Изучаем примеры хронометража рабочего времени, правила организации и детали, о которых нужно знать руководителю.

Для чего нужен «снимок» рабочего дня

Время — драгоценный ресурс, за который работодатели платят персоналу деньги. Исследование компании OnlineMBA.com показало, что из 8 часов, отведенных на оплачиваемый труд, непосредственно на выполнение обязанностей тратится только 5. Остальные 3 часа — это серфинг по сайтам — 44%, болтовня с коллегами — 23,4%, просто отдых — 3,9%. А 1,3% времени сотрудники вообще тратят на поиск другой работы — заметьте, за счет своего текущего нанимателя.

Чтобы понять как на предприятии лучше организовать рабочие часы, используют хронометраж — фиксацию времени, потраченного на те или иные занятия. Методику ещё называют «снимком» или «фотографией» дня. Не стоит путать «снимок» с контролирующими способами, которые призваны выявлять нерадивых сотрудников, опоздания и бесконечные перекуры. Хронометраж служит для планирования и прогнозирования эффективности методов управления.

Что дает хронометраж?

  1. Определение темпа работы сотрудника на конкретном рабочем месте.
  2. Расчет выработки, производительности, результата за единицу времени.
  3. Получение опорных данных для вычисления нормативов.
  4. Поиск низкоэффективных операций и «поглотителей» времени.
  5. Планирование штатного расписания.
  6. Оценка условий труда и рабочего места.
  7. Формирование регламента работы для новых рабочих мест.
  8. Сравнение разных режимов работы.
  9. Планирование рабочего времени.
  10. Аттестация работников.
  11. Сравнение особенностей подхода к выполнению задач высоко- и низкопродуктивных сотрудников.
  12. Выявление чрезмерной или недостаточной нагрузки на конкретного человека, рабочую группу или часть рабочего процесса.

Одна из важных функций хронометража — ликвидация «узких» мест в рабочих процессах. Известно, что скорость работы любой команды, процесса или предприятия определяется самым медленным его звеном. Изучение характера труда и затрат времени на каждом участке цепочки позволяет найти такие «слабые» звенья и выяснить причины задержек. Обычно на этих участках сотрудники либо нерационально выполняют ряд операций, либо перегружены. В первом случае задачу решает оптимизация работы, во втором — расширение штата.

На основании полученной информации делают выводы, позволяющие сократить потери рабочего времени, перераспределить обязанности, перестроить рабочий график, а иногда сократить или нанять новых работников.

Проведение хронометража регламентируют приказом, в котором назначают ответственных и перечисляют рабочие места или персонально людей для отслеживания. С приказом знакомят и тех, за кем будут осуществлять наблюдение: это не тайная операция по выявлению разгильдяев, а инструмент улучшения рабочего процесса, в том числе, в интересах работника.

В случае регулярного проведения замеров на предприятии создают Положение о проведении хронометража, где прописывают регулярность мероприятий, ответственных за их проведение, правила осуществления и расчетов, инструкции для тех, кто инспектирует других сотрудников. Рекомендуется описать стандартные действия, которые подлежат временной оценке.

Проведение хронометража рабочего времени

Суть метода состоит в том, что все действия сотрудника записывают, фиксируя очередность и затрачиваемое на них время. Нельзя упускать ни одной мелочи — перекур, поход за скрепками в другой отдел, туалет, обед, звонки и т.д. Часто мелочи и короткие передышки становятся самым большим поглотителем времени, занимая большую долю в сумме. Все, что длится больше минуты, нужно фиксировать. Не должно быть перерывов в записях: сидел и смотрел в монитор 1,5 минуты — это тоже действие.

Хронометраж нельзя проводить без подготовки — проверяющий должен хорошо представлять себе обязанности оцениваемого сотрудника. Для мероприятия заранее готовят карты для заполнения и вводят условные обозначения для операций, которые предполагаются в ходе наблюдения. Это делают для того, чтобы инспектор не тратил время на текстовое изложение и не задумывался, как обозначить то или иное действие — часто приходится работать буквально в стенографическом режиме, если наблюдатель один, а объектов несколько.

В целом организация хронометража отнимает немало времени — и многие руководители отказываются от метода только потому, что не хотят тратить драгоценные ресурсы на составление «карты» рабочего времени. Это не самый рациональный подход: правильный хронометраж поможет оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность. Время потраченное на организацию хронометража, отобьется вдвое уже после первых результатов. Именно поэтому руководителю не стоит жалеть сил на процесс — лучше передать часть рутины на аутсорс и организовать мероприятие, чем изо дня в день нести убытки из-за низкой результативности.

Читайте также:  Пробить собственника квартиры по адресу

«Фотографируют» трудовой процесс по-разному. Иногда этим иногда занимается только один человек, а иногда целая команда. Точно так же можно оценивать одного сотрудника или же целый отдел, бригаду и часть производственного процесса. В некоторых случаях используют видеозапись с последующим анализом, но таким способом реально можно оценить лишь действия на фиксированном рабочем месте, за его пределами отследить работу уже не удастся.

Если обязанности связаны исключительно с работой на компьютере, фиксировать расходы времени очень просто с помощью программ, отслеживающих использование приложений и посещенные интернет-ресурсы.

Совершенно естественно, что в результате замеров получится «слепок идеального дня», так как под наблюдением посторонних человек не будет заглядывать в Facebook и переписываться в мессенджере. Но тем и лучше — заказчик измерения получит на руки показатели того, что сотрудник «может и должен» успевать. Чтобы получить усредненный эталон, замеры проводят для нескольких человек одной должности и используют среднеарифметические показатели. Также рекомендуется «замерять» одного и того же сотрудника несколько раз.

Как сделать анализ хронометража рабочего времени

При подсчете результатов оценивают несколько параметров.

  1. Соотношение этапов работы: непосредственно рабочий процесс, подготовка, завершение, например, уборка рабочего места, смена одежды и т.д.
  2. Прерывания — незапланированные входящие звонки, вызовы к руководству, визиты коллег, походы в другие отделы.
  3. Соотношение самой работы и документального оформления, например, отчётов или визитов к сетевому принтеру или сканеру.
  4. Обязательное непродуктивное время — туалет, обед, гимнастика для глаз и т.д.
  5. Соотношение продуктивного и непродуктивного времени.
  6. Дорога, если работа связана с разъездами.
  7. Общее время повторяющихся действий.
  8. Общее время нестандартных операций.
  9. Число итераций по одному заданию — набор не отвечающего номера, переделки и исправления ошибок.
  10. Соотношение времени и произведенной продукции, выполненных заданий, вымытых квадратных метров и прочего, что предполагается в качестве результата труда на этой должности.
  11. Нарушения и нерабочие отвлечения — их под наблюдением будет мало, но они все равно будут. Нужно помнить, что не всегда перекур и кофе — непродуктивная часть работы: все зависит от специальности. Например, для творческих профессий перекуры могут превращаться в настоящий мозговой штурм — следовательно, такие перерывы нужно отнести к рабочему времени.

Чем больше база замеров, тем проще искать ошибки и тем точнее будет эталонный снимок и анализ закономерностей. Накопив данные о продолжительности отдельных операций от большого числа сотрудников и за продолжительное время, руководство компании может принять меры по автоматизации или оптимизации.

Особенности проведения для разных категорий персонала

Особый вопрос — контроль рабочего времени высокоранговых сотрудников. Хронометраж рабочего времени заведующего отделением в больнице будет отличаться от такового у медсестры или врача тем, что в его составе будет больше обязанностей, связанных с документами и контактами с другими людьми и меньше повторяющихся действий.

Чем выше положение руководителя, тем меньше в его расписании предсказуемости, и оценка в целом сложнее. Например, аналитическую работу или планирование, как и прочие творческие и интеллектуальные задачи довольно затруднительно оценивать с точки зрения затрат времени.

Еще одна сложность контроля за руководителями разных уровней — расширение конфиденциальности с ростом позиции человека в иерархии компании. К примеру, не всегда даже начальник отдела кадров может присутствовать при работе главного бухгалтера или директора по безопасности. Получается, что отслеживать работу таких специалистов приходится самому директору или владельцу.

При этом, руководители в большей степени, чем рядовые сотрудники, заинтересованы в контроле за собственной эффективностью и самостоятельно стараются искать временные ресурсы и бороться с их потерями. Поэтому в случае необходимости фиксации затрат времени руководителей большое значение приобретают методы самофиксации, главная сложность в которых — не забывать делать отметки при каждой смене деятельности, а затем сделать поправку на затраты времени для самой фиксации.

Чаще всего в ходе таких мероприятий отслеживают повторяющиеся действия: легко оценивать сотрудников колл-центров, и вообще офисного персонала, рабочих, врачей. Однако, есть нетривиальные случаи, например, хронометраж рабочего времени переговорщика, специалиста по социальной работе, психолога или курьера сложно организовать из этических или технических соображений. Обычно в таких случаях используют самостоятельное заполнение карт этими сотрудниками, а затем путем сравнительного анализа выявляют закономерности.

Что такое нормирование труда

Нормирование труда — это вид деятельности по управлению производством. Оно направлено на определение необходимых затрат времени для достижения определенных результатов труда. На основании полученных данных рассчитывается размер зарплаты трудящихся (оклада и доплат, надбавок стимулирующего характера), а также стоимость услуг, оказываемых организацией.

Читайте также:  Платежные документы по заработной плате

Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом организации. С его помощью возможно установить необходимость:

  • повышения эффективности использования трудового потенциала работников;
  • оптимизации их численного состава;
  • иных возможных изменений, учитывая специфику конкретной организации, а также ситуацию на рынке.

Кто такой хронометражист

Трудовую деятельность любого специалиста, особенно если это производственный процесс, можно разделить на операции и элементы. Цель привлечения в организацию хронометражиста — разработать нормативы основного и дополнительного времени, проверить обоснованность норм выработки, определить и впоследствии закрепить наиболее рациональный режим работы для данного подразделения организации.

Этот работник должен обладать определенными навыками и знаниями, в частности, знать, как изучать трудовой процесс, какие именно хронометражные наблюдения подойдут в данном случае, порядок их проведения, уметь обработать и проанализировать результаты своей работы. Уметь пользоваться приборами для фиксации затрат рабочего времени. Понимать основы физиологии и психологии труда, разбираться в организации труда.

Как следует из названия, в обязанности этого работника входят хронометражные наблюдения выполнения отдельных элементов операций технологического процесса. Измеряя, обрабатывая и анализируя трудовой процесс, хронометражист получает данные, которые ложатся в основу нормирования отдельных операций.

Результатом работы хронометражиста является аналитический отчет по результатам наблюдений. На его основе отбираются наиболее рациональные элементы операций для включения их в нормативы времени, можно проследить, где происходят потери рабочего времени, установить причины их возникновения и дать заключение о необходимых затратах времени, а также предложить мероприятия по устранению потерь рабочего времени.

Осовремененной сутью этой должности является так называемая фотография рабочего дня, когда сами работники в течение определенного времени ведут временной учет операций по своей работе. Потом все это анализируется, и делаются выводы относительно затрат на ту или иную операцию трудового процесса.

Как определить нормы труда

Нормы труда определяются с помощью хронометража. Перечислим основные процедуры в организации хронометража рабочего времени:

  • готовится форма документа, в которую будут вноситься результаты хронометража. Для конкретной должности или трудовой функции может составляться определенная форма;
  • организуется сбор данных. Его проводит наблюдатель, который следит за выполняемой работой сотрудника и вносит информацию о его трудовой деятельности в подготовленную форму;
  • проводится систематизация данных, которые были получены в процессе проведения хронометража.

Рабочий процесс анализируют на основе стандарта выполняемой работы. Выбираются оптимальные варианты технологии работы, организации рабочего места, позволяющие получить наилучшие результаты труда. Также пересматривается режим работы и отдыха трудящихся.

По окончании процедуры работодатель устанавливает необходимые нормы труда для нормальной работы организации.

Как создать фотографию рабочего дня

Работодатель может разработать свои правила и порядок определения нормирования труда. Одним из вариантов определения норм труда является фотография рабочего места.

Она представляет собой систему изучения затрат рабочего времени, которое требуется работнику для выполнения определенного объема работ. При этом на практике выделяют различные виды «фотографирования»: индивидуальную (т. е. одного работника), групповую (группы работников), самофотографию.

Образец групповой фотографии рабочего дня

В случае составления самофотографии эта работа проводится самим сотрудником. В течение всего трудового дня он должен вносить в отдельный документ информацию о видах работ, на которые было потрачено его рабочее время (обязательно указывается временной отрезок). Также вписываются данные о затратах времени на личные нужды и о потерях рабочего времени (например, проблемы с оборудованием или связанные с ожиданием клиентов). После этого проводится анализ полученных результатов (с помощью составления графиков и подсчетов). Форму документа, в который будут заноситься результаты наблюдения, работодатель может разработать самостоятельно.

Бланк индивидуальной фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени позволяет руководителю установить, сколько фактически работникам необходимо времени для выполнения определенной задачи, рационально ли они используют свое рабочее время.

Подобный инструмент выявит непродуктивные затраты рабочего времени и наладит тайм-менеджмент.

Порядок проведения фотографии рабочего времени должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации (например, в инструкции). Ее следует утвердить приказом и ознакомить с документом всех работников под личную подпись. В инструкции нужно указать, что фотография производится только по специальному указанию руководителя.

Теория и практика управления в социальных суперсистемах

Хронометраж работы кладовщика.

  1. Приходит на работу за пятнадцать минут до начала своего рабочего дня. Переодевается.
  2. За пятнадцать минут до начала рабочего дня смены проверить своевременность прихода работников смены на склад.
  3. В начале работы, при первом заходе на склад, проверяет температурный режим склада и делает соответствующую запись в журнале.
  4. Принимает продукцию на складе у старшего кладовщика, обращая внимание на сроки хранения продукции. При нахождении продукции с истекшим сроком годности или с критической датой окончательной реализации, делает отметку в журнале приемо-передачи и готовит докладную записку на начальника отдела логистики.
  5. В период с 21.00-22.00 проверяет комплектность и содержание документации для осуществления утреннего развоза продукции экипажами. Должен убедится, что документация присутствует для всех экипажей. В случае сомнений по комплектности документации или направления заказа связывается с оператором для устранения сомнений.
  6. С 22.00 осуществляет управление грузчиками при комплектовании продукции для утреннего развоза экипажами. При этом при этом максимально добиваясь рациональности перемещения и складирования и соблюдая следующие принципы, который позволяют упростить учет:
    — место комплектования продукции для каждого экипажа неизменно, на месте имеется хорошо видимая бирка с номером экипажа;
    — номера на бирке и номера экипажа в ведомости совпадают и не меняются ни при каких условиях;
    — каждый грузчик отвечает за свой определенный сектор (перечень товаров),
    — комплектация осуществляется по принципу: все комплектуют одного, т.е. все грузчики собирают один экипаж, и только после завершения переходят к другому;
    — в случае отсутствия определенного продукта на складе принцип тот же, но на паллете отметку о некомплекте;
    — полностью укомплектованную паллету (каждую из паллет) упаковывают пленкой (в случае отгрузки паллетами);
    — комплектация должна быть закончена полностью за 30 минут до приезда первого экипажа.
    — экспедитор должен знать о том, что определенная продукция, положенная в его развоз по определенным причинам, отличается от стандартного качества (сроки хранения и реализации);
    — продукция, на поддон, должна быть сложена так, что бы позволяла осуществить пересчет в течение 10-20 минут;
    — о всех нарушениях процесса передачи товара, кладовщик сообщает письменно на имя начальника отдела логистики, с указанием причин отклонения от плана;
  7. За пятнадцать минут до начала рабочего дня экипажей проверить своевременность прихода водителей — экспедиторов на склад.
  8. За 5 минут до подъезда транспорта проверяет проезды и проходы для осуществления четкой выгрузки, принимает все меры для освобождения проездов и проходов.
  9. С момента подъезда автомобилей развоза продукции следит за приемом – передачей продукции от грузчиков к экспедиторам, при этом максимально добиваясь рациональности перемещения и складирования, и соблюдая следующие принципы:
    — передача-прием продукции осуществляется в складе;
    — считается, что водитель вывезший продукцию со склада принял ее по количеству и по качеству;
    — экспедитор, имеющий замечания по комплектности и качеству продукции не должен мешать своим пересчетом погрузке и своевременному выезду других экипажей;
    — если нельзя выделить для устранения претензий экспедитора отдельного грузчика, то вопрос должен решаться после выезда всех экипажей, удовлетворенных продукцией;
    — о всех нарушениях процесса передачи товара, кладовщик составляет рапорт на имя начальника отдела логистики, с указанием причин отклонения от плана, всех нарушениях и принятых мерах по их устранению, а также предложения и замечания;
  10. После выезда всех автомобилей доставки следит за уборкой помещения склада и для освобождения места под новый завоз, передвижением продукции склада в паллетах ближе к месту комплектации, придерживаясь принципов FIFO (первый пришел на склад первый ушел).
  11. После окончания выгрузки принять все меры для обеспечения сохранности и температурного режима в складе. Запереть, если необходимо, опечатать склад.
  12. После уборки склада следит за уборкой закрепленной территории и подготовкой возвратной тары для отправки, при этом максимально добиваясь рациональности перемещения и складирования возвратной тары для возврата на ЗАО «Геркулес»
  13. Составить все необходимые отчеты и принять все меры для своевременной передачи их в соответствующие службы филиала.
  14. Заполнить журналы неисправностей и замечаний в сменах.
  15. Проверить загруженность и правильное выполнение своих обязанностей работниками, работающими в данное время, подготовить письменные отчеты и предложения по улучшению работы и рациональному использованию рабочего времени персоналом.
  16. Следить за соблюдением техники безопасности и охраны труда, правил пожарной и техногенной безопасности на рабочих местах. Не допускает посторонних в рабочую зону.
  17. Убеждается, что грузчики, которые по плану обязаны задержаться на 4 часа для обеспечения работы старшего кладовщика уведомлены и задержались.
  18. По окончании смены водителя электропогрузчика должен убедится, что тот припарковал кару в заранее определенное место, принял меры для сохранности кары, провел процедуру зарядки, передал по смене время его отключения или осмотра.
  19. Контролирует работу грузчиков, грузчика-водителя электропогрузчика, водителей – экспедиторов, выпускающего механика, слесаря АТЦ.
  20. По окончании передачи, убеждается, что необходимый персонал покинул склад, принимает все меры для сохранности своих записей, покидает рабочее место.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *